电子档案影像系统技术文档
一、电子档案影像系统建设介绍
在不改变原业务系统操作流程的基础上，通过外挂系统与业务数据库对接，可通过快捷键的方式实现公积金业务的实时扫描，也可确定专人集中扫描。
原档案操作系统作废，只作相关历史档案的查询功能。归档模式、数据库设计等将作相应调整。采用新开发的电子档案影响系统完成档案资料扫描、归档、查询、借阅管理、虚拟库房、统计等全部功能。（原来归档的资料如何处理有待明确，是全部导入新数据表集中扫描后按新的方式管理，还是采用原来档案系统查询，有待讨论？）
文书档案、实物、电子等还是采用原有的泰宇软件。目前已实现文书电子化。
业务类，会计类档案分类将作调整。分类目录见附件。
二、系统应实现的主要功能
业务资料扫描、扫描维护（修改，变更）
归档目录打印
虚拟实物库房建立，可定位到具体柜号
业务资料分类归档
各归档资料的查询、借阅
条形码设立
与业务系统对接
三、具体业务流程
（一）公积金归集业务：
目前公积金归集业务的档案资料没有具体划分种类，以每个缴存单位设立1个案卷号，按年连续跟踪归档，直至该缴存单位注销或解散为止。具体设计的业务种类有单位账户设立注销资料、单位年度调整资料，单位日常变更业务资料，对账单、回执等所有涉及单位的业务。
档案影像系统运行后，由于电子档案可集中调阅，实体档案可分柜存放，所以为了便于业务上简化操作，也减少因工作失误导致的档案归档错误，防止资料遗失，经讨论将归集资料分三小类管理：单位开户、变更类；年度调整、对账类；归集审批类；行政执法类）
具体流程：
开户变更业务的归档流程：窗口业务受理→即时扫描或确定专人集中扫描→窗口资料整理进入窗口临时档案柜，可输入临时档案柜号，便于业务员查找→次年年初，按单位资料情况填写《单位（或个人）账户设立登记件内目录》、《单位缴存业务变更件内目录》、《单位降低或增加缴存基数件内目录》等件内目录，打印条形码→移交档案室→档案员按照移交实物与影像系统信息核对，确定移交，并录入单位账号、年度、件数等信息归档入库。
当一年中所有归集资料全部输入完成后，需打印当年案卷目录。（目录管理）
年度调整、对账单的归档流程：窗口业务受理→资料集中扫描→→整理，打印条形码→移交档案室→档案员按照移交实物与影像系统信息核对，确定移交，并录入单位账号、年度、件数等信息归档入库。
归集审批类和行政执法类目前未涉及归档，具体操作流程需讨论。
档案查询功能。可按照案卷号、单位账号、单位名称、年度、业务流水号等关键字检索档案，同时针对每个单位按照年度、按照18种业务分类通过树形目录，可直接对应到相应的电子扫描资料实现快速检索。档案入档前的临时查询功能设计。
目前业务办理时收存的资料如下：
㈠单位办理缴存登记：
⒈《住房公积金单位缴存登记表》；
⒉《住房公积金汇缴结算方式协议书》；
⒊ 单位营业执照或单位设立登记文件复印件；
⒋组织机构代码复印件。
㈡ 个人账户设立：
⒈《住房公积金职工账户设立登记表》；
⒉开户职工身份证明复印件（粘贴在职工账户登记表上）；（身份证复印件是否要扫描背面）
⒊系统产生的业务凭证；
㈢个人账户同城转移(含同姓名合并):
⒈《住房公积金同城转移通知书》；
⒉ 转移职工需补缴住房公积金的，加收《住房公积金缴存额度调整或补缴清册》；
⒊系统产生的业务凭证。
㈣单位缴存信息变更
《住房公积金单位变更缴存登记表》，变更银行账户的，加收《住房公积金汇缴结算方式协议书》。
㈤个人缴存信息变更
⒈《住房公积金个人账户基本信息更改申请表》；
⒉个人姓名变更的，加收本人身份证复印件。
㈥ 单位账户注销
⒈《住房公积金单位注销缴存登记审批表》；
⒉ 单位提供的符合单位账户注销条件的有效证明，如单位撤销、解散、终止经营或破产文件的复印件。
㈦ 个人补缴
⒈《住房公积金职工补缴清册》；
⒉ 属一次性补缴的，加收《住房补贴发放清册》；
⒊系统产生的业务凭证。
㈧个人账户封存
⒈《住房公积金封存通知书》；
⒉符合个人账户封存条件的有效证明；
⒊系统产生的业务凭证。
㈨ 个人账户异地转移
⒈《住房公积金异地转移通知书》；
⒉转入方住房公积金管理中心出具的个人账户设立证明（本市下属县、区除外）；
⒊ 转出人身份证复印件；
⒋系统产生的业务凭证。
㈩个人账户转入公积金中心设立的“委托管理账户”
⒈《住房公积金缴存托管账户清册》；
⒉转入职工的身份证复印件；
⒊符合转入缴存托管账户条件的证明；
⒋系统产生的业务凭证。
(十一) 个人账户注销
⒈符合个人账户注销条件的证明复印件;
⒉系统产生的业务凭证（如职工办理提取时注销个人账户的，则需要系统产生《单位汇缴变更汇总表》及个人账户注销明细表，收存到归集资料中归档）。
(十二) 个人账户启封
⒈《住房公积金启封通知书》；
⒉系统产生的业务凭证。
(十三) 缴存额度调整
⒈ 年度调整时收存:《住房公积金单位缴存额度调整审批表》和《职工缴存额年度调整清册》，开展年度验审的，加收《湖州市住房公积金年度验审表》。
⒉日常调整时收存：《住房公积金缴存额度调整或职工补缴清册》和系统产生的业务凭证；经审批的，加收《住房公积金缴存、提取业务报批单》。
(十四) 单位降低缴存比例
⒈《住房公积金降低缴存比例审批表》；
⒉单位要求降低缴存比例报告；
⒊职工代表大会或工会通过的同意降低住房公积金缴存比例决议或报告；
⒋单位上年（或上季）财务报表复印件。
(十五) 单位缓缴住房公积金
⒈《住房公积金缓缴审批表》；
⒉单位要求缓缴住房公积金的报告；
⒊职工代表大会或工会通过的同意缓缴住房公积金的决议或报告；
⒋单位上年（或上季）财务报表复印件。
(十六) 个人免缴住房公积金
⒈《住房公积金职工免缴审批表》或免缴职工清册（清册中应包括职工工资收入证明、个人免缴申请等内容）；
⒉系统产生的业务凭证。
(十七) 补充住房公积金
⒈《补充住房公积金缴存审批表》；
⒉单位要求缴存补充住房公积金的报告；
⒊单位重大事项决策文件或上级主管部门同意缴存补充住房公积金文件；
⒋《职工缴存补充住房公积金清册》；
⒌系统产生的业务凭证。
(十八)个人账户冻结
⒈司法部门出具的个人账户冻结通知或法律文件复印件;
⒉系统产生的业务凭证。
（二）个人贷款档案管理
目前贷款档案分为个人贷款档案、楼盘管理档案和个人贷款贴息档案三块。个人住房贷款档案又分普通档案和重要档案（指收存的《房屋他项权证》及《贷款综合保险单正本》）。
档案影像系统运行后，贷款档案划分为个人贷款资料，贷款重要凭证类、楼盘管理档案、贷款变更类、贷款贴息类档案五块。
贷款变更类主要包含1.日常的提前还贷业务资料2.月冲申请资料3.贷款其他变更资料（如结婚、离婚等）
贴息类下再分为个人住房贷款贴息和置换贷款贴息。
具体流程：
开户资料：贷款申请→即时扫描或确定专人集中扫描→贷款审查→贷款审批→贷款签约→窗口档案员录入临时柜号（由于贷款排队时间较长，方便业务员快速查找）→贷款发放→贷款资料整理，窗口档案员填写《住房公积金个人贷款卷内目录》，打印条形码，移交清册→档案移交→档案人员将实物与电子档案核对后确认移交，并录入案卷号、柜号等信息归档，同时放入档案柜。
重要凭证：针对重要档案（他项权证）：业务员录入系统→当日完成扫描后移交窗口档案员保管→档案专人核对信息、打印移交清册→移交档案室→档案人员录入系统，同时放入档案柜
楼盘资料：(使用管理科)开发公司新增→楼盘资料新增→收件资料扫描→楼盘交付且所放贷款的他项权证全部收齐后将贷款楼盘档案移交档案室《楼盘资料卷内目录》，打印条形码→档案员核对实物与电子数据，确认移交，录入系统相关信息，放入档案柜（1个楼盘放置1个档案袋即一个案卷号）
变更资料：部分还贷款、月冲办理（申请、变更、终止等）、合同信息变更（离婚等情况）等业务涉及的后续资料在业务办理后扫描入库→次月整理后统一移交→档案人员确认（目前档案人员只做资料存放工作，电子档案影像系统应增加移交确认模块）后，加入到该笔贷款的案卷中
贴息资料：住房贷款贴息类含贴息申请资料和每月的贴息清册和银行凭证等资料：贴息申请→贴息复核→扫描，装订，打印条形码→移交档案室→档案室将实物与电子档案核对，确定归档，录入相关信息。
档案查询功能:通过借款合同号、姓名、年度、普通柜号、案卷号、重要柜号等关键字可实现查询功能。档案入档前的临时查询功能设计。
个人住房贷款档案所需资料：
⒈在受理公积金贷款时应当收存的资料
⑴ 个人资料：借款申请人及配偶的身份证明、户籍证明和婚姻证明复印件，以共有产权住房申请贷款的，加收共有产权人及配偶的身份证明、户籍证明（如不能证明亲属关系的，加收亲属关系证明）和婚姻证明复印件。
⑵证明发生购、建房行为，根据不同行为收存不同资料。
① 购商品房贷款：经房地产管理部门备案的（已取消备案的县区除外）商品房销售合同原件、不低于规定比例的首付款税务凭证复印件。
购二手房贷款：房屋评估单原件（已实行未经评估即可纳税的县区除外）和经房地产管理部门登记（不实行登记的县区除外）的二手房买卖合同原件、契税证及土地使用权证复印件。
③自建、翻建或大修住房贷款：房屋评估单原件、有关部门同意建造、翻建或大修房屋的批准文件、房屋所有权证和土地使用权证复印件。
④购拆迁安置房贷款：拆迁安置协议、不低于规定比例的首付款有效凭证。
⑤转公积金贷款收存：贷款所购房屋所有权证、房屋契税证、土地使用权证复印件，银行个人住房借款合同（包括抵押合同）、银行提供的申请转贷日前一年的还贷记录。
⑶ 受理贷款申请时收存：《公积金贷款申请审批表》、《借款合同》、《面谈记录》；二手房贷款的，加收买卖双方在贷款受理现场签订的《买卖双方付款协议书》；置换贷款的，加收借款人、开发商、银行与中心签订的《置换贷款协议书》；以共有产权房贷款的，加收《产权份额划分及持证人声明》；未婚的，加收《未婚声明书》；未再婚的，加收《未再婚声明书》；组合贷款的，加收《组合贷款联系函》。
⒉贷款发放时应当收存的资料
《委托转账扣款授权书》，期房贷款的，收存借款人、开发商与中心签订的《贷款保证合同》；组合贷款的，加收《组合贷款确认函》。
⒊重要凭证的收存
房屋他项权证（现房与二手房在贷款发放时收存、期房在房屋竣工3至6个月内收存）、贷款综合保险单（由个人自愿购买）。
⒋提前还贷时应当收存的资料
《提前归还住房公积金贷款申请审批表》、《借款补充合同》、借款人婚前购房贷款，配偶首次提取冲还部分贷款时，收存婚姻证明、配偶身份证复印件。
⒌借款合同变更时应当收存的资料
《个人住房贷款变更申请审批表》、《借款变更合同》、用于证实借款变更原因的证明复印件。
⒍贷后管理中可能收存的资料
发生贷款逾期的，收存《贷款催收通知书》、贷款催收调查记录；处置逾期贷款的，收存司法诉讼中产生的法律文本及其他需要收存的资料。
⒎还清贷款时应当收存的资料
《提前归还住房公积金贷款申请审批表》、银行出具的《贷款还清证明》、档案室出具的《同意撤销贷款抵押登记证明》。
贷款楼盘档案管理
贷款楼盘档案管理指公积金中心在对发放商品房贷款时，对开发楼盘进行立案、审批、贷款发放、落实抵押物、结案等管理过程中产生的纸质资料的日常管理。按楼盘形状区分，可分为现房楼盘档案管理和期房楼盘档案管理。
⒈楼盘资料收存如下：
⑴《预售楼盘发放公积金贷款申请审批表》；
⑵开发企业与公积金中心签订的《预售楼盘发放公积金个人住房贷款合作协议；》；
⑶贷款管理部门签发的《同意配套公积金贷款和提供期间担保的通知》；
⑷开发企业出具的《要求对期房楼盘发放公积金个人住房贷款并提供期间担保的报告》；
⑸《营业执照》复印件；
⑹组织机构代码证复印件；
⑺《房地产资质证书》复印件；
⑻《建设规划用地许可证》复印件；
⑼《建筑工程施工许可证》复印件；
⑽《建筑施工许可证》复印件；
⑾《开发土地使用权证》复印件，如土地使用权已抵押给银行的，加收《土地抵押权证》复印件；
⑿《新编门牌使用批准书》复印件；
⒀《商品房预售许可证》复印件；
⒁开发企业提供的《公司股东会议对担保事项的认可决议》；
⒂开发公司章程；
⒃开发公司及在当地投资企业、承销企业建立住房公积金制度证明；
⒄开发企业年度或季度财务报表：
⒅商业银行已提供个人住房贷款的，需提供开发企业在银行的贷款开户许可证、贷款卡复印件；
⒆开发企业在各银行开设的结算账号；
⒇有关部门出具的楼盘施工进度证明；
(21)贷款管理部门现场查看情况说明及同意放贷通知;
(22)房地产管理部门出具的《商品房综合验收通知书》或《建设工程竣工验收备案证明书》；
(23)中心贷款管理部门出具的楼盘期房贷款的房屋抵押权证已全部收存归档证明（档案室需在经过系统“未搜索他项权证”搜索后，在系统显示该楼盘所有权证已收存的情况下，在此证明上注明“此楼盘的抵押权证已全部入档”并签上经办人姓名、日期）；
(24) 其他需要收存的资料。
以上⑴-⒆应当在与开发商签订期房贷款合作协议时,受理楼盘贷款申请前收存；(20)-(21)应当在同意发放期房贷款时收存；(22)在楼盘竣工时收存；(23)在楼盘期房抵押权证全部收存入档,退还保证金时收存。
2.现房楼盘资料的收存。现房楼盘资料由贷款管理部门负责收存，根据《湖州市住房公积金管理中心关于健全现住商品房公积金贷款备案制度的具体规定》（湖公积金发[2006]5号），需收存下列资料：
⑴开发商《关于要求对所开发的现住商品房提供公积金个人住房贷款的报告》；
⑵房管部门出具的《开发楼盘项目综合竣工验收通知单》或《建设工程竣工验收备案证明书》：
⑶民政部门出具的《新编门牌使用批准书》；
⑷房管部门出具的《商品房预售许可证》；
⑸土管部门出具的《土地使用证》。
⑹公积金中心贷款管理部门《关于同意发放现住商品房公积金贷款通知书》。
贴息贷款档案管理
贴息贷款档案是指公积金中心在开展对低收入公积金贷款家庭进行贷款利息补贴时产生的需收存的纸质资料。
⒈贴息贷款资料的收存。⑴《湖州市住房公积金贷款贴息申请审批表》；
⑵享受贴息的借款人（以下简称“借款人”）及其配偶身份证明、婚姻证明、户籍证明（或居留证明）复印件；
⑶授权银行按月扣划贷款卡折复印件；
⑷住房公积金借款合同；
⑸其他需要归档的资料。
（三）、提取档案管理
提取档案指公积金管理中心在开展住房公积金提取业务时产生各种纸质资料，是公积金中心档案室业务类档案管理的重点。
目前提取类不细分。全部与机构为单位按月按流水号排序后装订存放。
档案影像系统运行后，将提取类分为普通提取类和月冲提取类。
由于月冲提取类不涉及正常的业务办理凭证，只有银行的支付凭证和清册，为便于管理和查询，考虑将其分开归类。
具体操作流程：提取业务办理→即时扫描或集中扫描提取收存资料→日终，出纳录入后附上业务提取凭证、收件资料，整理成册，扫描，打印条形码后放入临时档案柜→月末或次月打印移交清册，移交档案室→档案人员核对实物与电子档案后，确认移交，录入系统相关信息，放入档案柜。
一、提取资料的收存
根据《湖州市住房公积金业务受理收存资料暂时规定》，应当根据不同的提取行为，收存如下不同资料：
㈠离退休
⒈离休退休证或离退休证明复印件或能证明退休年龄的身份证复印件；
⒉《住房公积金提取审批表》；
⒊系统产生的业务凭证。
㈡与单位终止劳动关系未重新就业，并且大部分或全部丧失劳动能力
⒈与单位终止劳动关系证明复印件；
2.劳动鉴定委员会出具的1至6级（含）伤残证明复印件；
⒊《住房公积金提取审批表》
⒋系统产生的业务凭证。
㈢与单位终止劳动关系未重新就业满5年或满2年且家庭严重困难
⒈《职工失业保险手册》或《再就业优惠证》复印件，服刑满2年以上人员提取的，需收存服刑证明，在押服刑人员提取，加收书面委托书；
2.满2年未满5年的，加收本人关于家庭生活困难的声明;
⒊《住房公积金提取审批表》
⒋系统产生的业务凭证。
㈣非本市城镇户籍，与所在单位解除合同并不再在本市就业
⒈与单位解除劳动合同证明复印件；
⒉非本市城镇户籍证明复印件；
⒊本人关于不再在我市重新就业的声明；
⒋《住房公积金提取审批表》
⒌系统产生的业务凭证。
㈤ 出国、出境定居
⒈公安部门出具的出国、出境定居或户籍注销证明复印件；
2.《住房公积金提取审批表》
⒊系统产生的业务凭证。
㈥异地调动并户口迁出本地，调入地未建立公积金制度
⒈户籍迁出本市证明复印件；
2.单位调令复印件；
⒊调入地政府出具的未建立公积金制度证明；
⒋《住房公积金提取审批表》
⒌系统产生的业务凭证。
㈦职工死亡或宣告死亡
⒈职工死亡证明复印件；
2.遗嘱或遗赠文书复印件，或亲属证明；
⒊授权的提取人身份证复印件；
⒋《住房公积金提取审批表》；
⒌系统产生的业务凭证。
㈧购买商品房
⒈未办妥房屋所有权证的，收存经房地产管理部门备案的《商品房买卖合同》编号面、能够证明购房行为、房屋总价、签订合同人签字的主要合同页面，预付款税务收据或税务结算发票复印件。已办妥房屋所有权证的，收存购房发票或房屋契税证复印件；
2.以配偶身份提取的，加收婚姻证明复印件；
⒊《住房公积金提取审批表》；
⒋系统产生的业务凭证。
㈨购买二手房
⒈房屋契税证复印件；
2.以配偶身份提取的，加收婚姻证明复印件；
⒊《住房公积金提取审批表》；
⒋系统产生的业务凭证。
㈩购买房改房或拆迁安置房
⒈购买房改房的，收存付款凭证、房改房出售审批表或房屋所有权证复印件。拆迁安置购房的，收存拆迁安置协议复印件、预付款税务收据或税务结算发票复印件。拆迁调产的，收存拆迁调产协议复印件、预付调产差价的税务收据或税务结算发票复印件；
⒉以配偶身份提取的，加收婚姻证明复印件；
⒊《住房公积金提取审批表》；
⒋系统产生的业务凭证。
(十一) 建造、翻建住房
⒈《建设工程规划许可证》或《农村村民建住宅用地呈报表》或《建房审批表》复印件；
2.以配偶身份提取的，加收婚姻证明复印件；
⒊《住房公积金提取审批表》
⒋系统产生的业务凭证。
(十二)大修住房
⒈房屋安全鉴定部门出具的房屋质量鉴定书复印件；
2.《房屋所有权证》或《土地使用证》复印件；
⒊以配偶身份提取的，加收婚姻证明复印件；
⒋《住房公积金提取审批表》
⒌系统产生的业务凭证。
(十三) 提取冲还部分公积金贷款
⒈同城冲还的,可在提取审批表“提取原因”中注明“提取还贷及借款合同编号”，不收书面证明。异地冲还的（本市县区除外），收存银行出具的还贷证明和借款合同主页；
⒉《住房公积金提取审批表》
⒊系统产生的业务凭证。
(十四) 还清个人住房贷款提取
⒈银行出具的还清个人住房贷款证明；
⒉还清商业性个人住房贷款的，加收借款合同主页面；
⒊以配偶身份提取的，加收婚姻证明复印件；
⒋《住房公积金提取审批表》
⒌系统产生的业务凭证。
(十五) 支付房租
⒈《提取住房公积金支付房租审核表》；
2.《租赁住房职工家庭自有住房权属登记查询单》；
⒊以配偶身份提取的，加收婚姻证明复印件；
⒋《住房公积金提取审批表》；
⒌系统产生的业务凭证。
(十六) 家庭享受城镇最低生活保障或特殊困难
⒈低保证或特困证复印件；
2.以配偶身份提取的，加收婚姻证明复印件；
⒊《住房公积金提取审批表》;
⒋系统产生的业务凭证。
(十七) 本人或家庭直系亲属身患重大疾病
⒈医院出具的重大疾病证明复印件；
2.自负医疗费用证明；
⒊以家庭直系亲属身份提取的，加收亲属关系证明；
⒋《住房公积金提取审批表》；
⒌系统产生的业务凭证。
(十八)管委会确定的其他住房消费或特殊情况：
⒈ 收存不同情况的证明资料;
⒉《住房公积金提取审批表》；
⒊系统产生的业务凭证。
（四）会计类档案管理
会计类档案可分为住房公积金会计档案、管理机构的管理经费会计档案、管理机构的工会会计档案。
住房公积金会计档案
目前会计类流程：财务科会计账处理，产生会计档案，保管一年后移交档案室，档案室录入案卷号、柜号等信息。
档案影像系统运行后，将会计类细分为凭证类、账簿类、报表、其他四类
财务凭证不需要扫描（需明确）
财务科装订后移交档案室，由档案室打印条形码，入档
会计档案查询：可按档案名称、所属年份、存放柜号、案卷号等，实现查询。
㈠ 住房公积金会计档案内容如下：
⒈会计凭证。会计凭证在住房公积金会计档案中占据的数量最大，凡是与资金往来有关的业务均需经过会计核算，产生会计凭证，会计凭证分原始凭证与记账凭证，原始凭证由业务窗口结算部门产生并按有关规定及时传递到财务科，记账凭证由会计人员在编制会计分录时产生。
⒉银行存款日记账。银行存款日记账由住房公积金财务结算人员负责登记，平时通过系统登记银行日记账，每年终了，需打印成纸质账簿保管。
⒊会计总账、明细账。由财务科会计人员负责登记，平时通过系统登记，每年终了，需打印成纸质账簿保管。
⒋财务报告（即会计月报、季报、年报与年报文字说明，下同）。由财务科会计人员负责编制，在按省监管部门、同级财政部门要求按时报送的同时，各收存一份。
⒌银行对账单。由负责住房公积金结算的人员向各受托银行索取后，经核对无误后传递到财务科收存保管。
⒍银行存款余额调节表。当结算人员所编制的银行日记账与银行对账单发生差异时，需编制《银行存款余额调节表》。
⒎其他辅助类会计档案。财务部门可根据住房公积金会计核算的需要，对产生的其他辅助性凭证或账簿进行单独装订并按有关会计档案规定进行保管。
管理机构的管理经费会计档案、管理机构的工会会计档案的流程基本同上。