湖州市档案局关于印发《湖州市档案服务外包安全管理工作办法（试行）》的通知

各区（县）档案局，市直各单位：

为加强档案服务外包安全管理工作，促进档案事业健康发展，我局根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》以及《档案服务外包工作规范》《档案数字化外包安全管理规范》等规定，结合我市实际，制定了《湖州市档案服务外包安全管理工作办法（试行）》，现予印发，请遵照执行。

湖州市档案局

2022年9月15日

湖州市档案服务外包安全管理

工作办法（试行）

第一条  为加强对档案服务外包安全管理工作的监管，促进档案事业健康发展，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》以及《档案服务外包工作规范》《档案数字化外包安全管理规范》等规定，结合我市实际，制定本办法。　

    第二条  本办法所称的档案服务外包安全是指开展档案整理、档案数字化、档案管理咨询等过程中应确保档案实体与信息安全。

第三条  本市域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织作为档案服务外包的委托方，履行档案安全管理主体责任，切实承担对档案服务机构资质审核、安全保密协议或保密承诺书的签订、指定专人负责、全程监督管理等职责。

委托方（发包方）在完成合同签订后15个工作日内，填写《湖州市档案服务外包工作登记表》（见附件1），报送当地档案主管部门。

第四条  本市域内开展档案服务的机构作为承包方，履行档案安全管理直接责任，根据法律法规规定、行业标准规范要求和合同约定。应具备以下条件：

（一）服务机构必须具有合法有效的营业执照，必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外；

（二）服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同，签订保密协议或保密承诺书，工作人员无犯罪记录；

（三）服务机构必须具备与承担项目相匹配的人员数量、管理水平、信誉；档案服务工作人员应经常参加档案专业教育培训，并取得档案专业技术职称；

（四）从事档案服务外包工作的场所（委托方提供或承包方自备），必须符合档案管理和安全保护专业要求：

 1.必须独立可封闭，作业场所必须与工作人员的生活场所完全分离；

2.必须安装数量充足且无监控死角的视频监控设备，并指定专人负责，视频监控数据保存不少于6个月；

3.必须配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，符合档案安全管理“九防”要求，确保工作场所秩序井然，各类文件资料不遭损毁；

4.必须对档案服务过程中所使用的设施设备、网络环境采用技术手段或物理设备予以隔断，落实专人负责，定期检查并建立完整记录台账；

5.必须在档案服务项目终验后将所有数据载体移交给委托方，销毁清除留存在承包方的一切该项目数据载体和数据痕迹。

（五）法律法规规定、行业标准规范要求和合同约定的其他条件。

第五条 市级档案主管部门负责对全市档案服务外包安全管理工作的监督管理，区县档案主管部门依法对本行政区域内的档案服务外包安全管理工作进行监督检查。

第六条  在市域内开展档案服务外包质量评价工作，档案服务外包质量等级划分为四个等次：优秀（≥90分）、良好（75-89分）、合格（60-74分）、不合格（<60分）。

1.档案服务机构以项目为单位，在项目终验移交后1个月内分别向委托方和档案主管部门报送《档案服务机构基本信息表》（见附件2），权重占比35%；

2.各级国家综合档案馆、城市建设档案馆在年度部门走访和移交进馆时，对由档案服务机构整理加工的档案质量情况出具检查意见（见附件3），权重占比40%；

3.市档案学会负责对当年度发生档案服务外包业务的委托方进行满意度调查并出具调查情况评价，权重占比10%；

4.各级档案主管部门根据平时“双随机”执法检查、“互联网+监管”等手段掌握的情况进行评价，权重占比15%。

第七条  各级档案主管部门依法开展档案服务外包监督检查，必要时联合市场监督管理、综合执法等部门开展执法检查，发包方、承包方应当配合检查。积极探索档案服务外包质量评价结果参考等机制，引导第三方机构对档案服务进行评价、认证，推动档案服务外包工作更加规范、安全、高效。

第八条  本办法由湖州市档案局负责解释。

第九条  本办法自印发之日起施行。