RSS订阅 | 无障碍阅读
当前位置:首页 > 档案专版

关于公积金档案电子化的思考

发布时间:2019-08-06 14:54:12       浏览次数:

随着我国科学技术的发展,信息技术和互联网的应用日益广泛,各个领域的工作逐渐实现电子化办公。随着电子档案的出现,档案的管理也逐渐从原先的纸质版档案转变为电子版档案。电子版档案的可复制性、可传输性、可共享性的优点更好的弥补了纸质版档案的难存储、难查阅、易破损、不耐水耐火耐虫和占空间的缺陷,使得很多单位的档案管理工作都逐步实现了电子化操作。档案的电子化管理提高了住房公积金管理部门的工作效率。但同时,鉴于电子版档案的缺点,例如易丢失、易更改以及被黑客盗取有价值的信息而造成泄露,这就让住房公积金的安全性受到一定的威胁。如何加强住房公积金管理部门电子档案的管理,成为住房公积金管理部门档案管理工作的一大挑战。

一、公积金档案管理的重要性

公积金档案管理是对住房公积金的各项业务进行管理工作的基础,是保存和办理住房公积金档案的重要一环。公积金档案一般是指具有原始性和法律性效用的档案材料,因为这些均是经办人和当事人留存的历史资料。留存的公积金档案就作为一个重要的业务凭据,可以避免业务办结后不必要的纠纷,使管理更加合法化,将风险降到最低点。

二、公积金电子档案的特性

公积金的管理政策和管理的规范性直接与广大人民群众的住房条件和住房状况有着直接的关系,这关乎着广大人民群众的民生问题,是构建和谐社会的重要一环。住房公积金档案的管理工作直接与职工的利益和缴存单位的利益有着密切的关系,既要承担住房公积金管理机构正常业务,还要保证住房公积金管理工作的质量。公积金电子档案作为档案中的一种,与纸质版档案具有一样的特点,也有它的特点。一是电子版档案与纸质版档案存储信息的介质不同。纸质版档案主要是印刷在纸张上,纸张版的档案可以保存的时间更长久一些,但纸质版的档案要占的空间较大,查阅困难,转移不便,更重要的是不耐火耐水耐虫,也易造成档案的丢失。而电子档案主要是存储记录在于计算机的存储器件中,例如计算机硬盘、光盘、移动 U 盘、固定硬盘等等。这些存储器一般容量较大,可以容纳下大量的文件信息。跟纸质版的档案相比,电子版档案的成本更低,所占的空间更小,也更利于环保。但是因其是依赖于网络通信技术,有些内容也会因为存储时间长久而丢失。二是电子版档案的转移交接方式不同于纸质版。档案的管理过程中肯定是避免不了档案在不同部门之间的转移翻阅。纸质档案受空间距离的影响,在进行大量档案移交递送时,一般需要花费一定的时间和人力物力去对档案进行完好无损的转移。而电子档案的移交递送就相对来说比较简单了。不需要保密的档案可以直接通过互联网来进行简单传输即可完成,而且传输速度非常快,不需要花费人力物力去移交,可以说节省了大量的人力物力。三是电子档案的查阅检索方式与纸质版的不同。纸质版的档案因为是依赖于纸张,对纸质版档案进行归档整理就是一个较大的工作量。整理归档后进行档案的查阅通常就需要依靠人工来进行翻阅查找了,这个过程是非常耗时费力的,尤其是一些历史年代比较久远的档案,查阅起来更加的麻烦。而电子档案一般之间在存储的相应文档里进行检索查阅就行,是非常省时省力的。

三、目前公积金电子档案管理中存在的问题

公积金电子档案因其独有的特性,给我们档案部门的管理带来方便的同时,也存在着新的挑战和新的问题。

  (一)公积金电子档案的安全性问题

电子档案存在着双面性,正因为电子档案的成本更低,所占的空间更小,也更利于环保等特点而更为广泛应用,但同时也正因为便利性而具有更大的安全漏洞问题。其安全性主要是受“病毒感染”和网络攻击。“病毒的感染”是文档损害最常见的问题,因为电脑病毒感染会连环破坏储存在计算机中的文档。其次是网络攻击问题。公积金档案可以说是重要性较大的档案,因为网络黑客对重要文件的攻击性较大,从而导致档案内容损害或泄露,给档案当事人造成经济财产损失。

  (二)公积金电子档案的保存问题

电子档案主要是存储记录在计算机的存储器件中,例如计算机硬盘、光盘、移动 U 盘、固定硬盘。但这些存储器件的使用寿命不够长久,制造硬盘的材料都是一些稳定性差,遇热遇火极易发生损害的材料。其次是电子档案的读取和使用依赖于计算机和软件,一般存储文件的计算机不能用的情况下,电子档案也就无法读取了。

四、解决公积金电子档案风险性问题的方法

  (一)妥善保存电子档案的存储器件

电子档案存储设备主要受温度和湿度的影响较大,因此在保存的时候应该选择一个合适的保存环境,要避免强光照射、避免尘土堵塞、要避免强烈磁场的干扰,避免剧烈震动。考虑到电子档案易丢失的特性,因此要不断的进行检查备份,要在不同电脑和储存器件上进行备份。同时,要注意这些存储介质的使用期限,定期进行检查,对于即将达到使用期限的介质,及时进行更换。

(二)提高公积金档案管理工作的能力和创新性

纸质版档案到电子版档案的转变也就意味着需要档案管理工作人员要有管理创新的能力,档案管理部门要对档案管理人员定期进行新型档案管理制度和技术的培训,培养管理人员的创新意识,倡导管理工作内容和工作方式的创新性。当然,在保持创新的意识下,也应该严格按照档案应有的管理程序来进行整理归档及保存,这样,才能够有效避免由于人为因素而导致的档案遗漏现象发生,确保文书档案的完整性。 

五、小结

总之,随着科学技术的发展,网络覆盖我们生活的各个角落,我们在享受网络带给我们便利的同时也应该清醒的对网络保持警惕。尤其是公积金电子档案的管理,因为该档案关乎着广大人民群众的经济财产安全,在现代公积金管理工作中要不断将档案管理制度进行完善,从根本上促进公积金档案管理的健康稳定发展。


浙江省湖州市住房公积金管理中心